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Bei Bewirtungskosten ist die penible Einhaltung der Formvorschriften Pflicht

Viele Steuerzahler verschenken bares Geld, weil sie die strengen Formvorschriften für Bewirtungskosten nicht einhalten. Kommt ein Sachbearbeiter oder Betriebsprüfer dahinter, werden die Betriebsausgaben ohne Wenn und Aber gestrichen. Aber es gibt auch gute Nachrichten. So sind die Möglichkeiten für Arbeitnehmer gestiegen, das Finanzamt an Bewirtungskosten zu beteiligen.

Bewirtungskosten sind bei Freiberuflern und bei Gewerbetreibenden als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn die Aufwendungen so gut wie ausschließlich betrieblich veranlasst sind.

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln sowie die dabei anfallenden Nebenkosten wie beispielsweise Trinkgelder und Garderobengebühren.

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden in der Wohnung des Steuerpflichtigen gehören regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den Kosten der Lebensführung.

Kleinliche Formalien bei Bewirtungskosten müssen unbedingt beachtet werden

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungskosten müssen schriftlich die folgenden Angaben gemacht werden: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.

Tipp: Die Angaben zu den Teilnehmern und zu dem Anlass der Bewirtung müssen nicht auf der Rechnung selbst gemacht werden. Sie können auf einem anderen Blatt notiert werden. Die Angaben auf der Rechnung beziehungsweise auf dem zusätzlichen Eigenbeleg müssen unterschrieben werden.

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und zu den Teilnehmern. In diesem Fall muss aber die Rechnung den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Diese Angabe muss der Gastwirt (oder ein Bevollmächtigter wie beispielsweise ein Kellner) auf dem Beleg machen. Ein handschriftlicher Vermerk genügt. Vom Steuerpflichtigen ausgestellte Eigenbelege oder Kreditkartenabrechnungen reichen hingegen nicht aus.

Tipp: Eine Ausnahme gilt allerdings für Kleinbetragsrechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne. Bei Rechnungen über Bewirtungen bis zu 250 Euro brutto (ist die Angabe des Rechnungsempfängers sowohl aus einkommensteuerlicher als auch aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht erforderlich. Damit die Rechnung bei der Umsatzsteuer für den Vorsteuerabzug ausreicht, sind aber der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des Gastwirts erforderlich.

Trinkgelder müssen übrigens vom Kellner nicht quittiert werden. Bei einem üblichen Trinkgeld (also etwa zehn Prozent des Rechnungsbetrags) reicht ein Eigenbeleg vollkommen aus.

Vorsicht Falle: Die Angaben über den Anlass müssen den Zusammenhang mit einem konkreten geschäftlichen Vorgang und/oder einer konkreten Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Nicht ausreichend sind allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“.

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind nur 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent abzugsfähig. In Höhe von 30 Prozent handelt es sich um nicht abziehbare Betriebsausgaben.

Tipp: Die Abzugsbeschränkung gilt allerdings nicht, wenn eine Bewirtung aus allgemeinen betrieblichen Gründen erfolgt. In diesem Fall sind die Aufwendungen in voller Höhe abzugsfähig.

Um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung handelt es sich insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftspartnern und deren Mitarbeitern sowie teilnehmenden eigenen Arbeitnehmern zur Förderung und zum Ausbau sowie zur Anbahnung geschäftlicher Beziehungen. Auch bei der Bewirtung von Besuchern des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (zum Beispiel bei einer Betriebsbesichtigung durch Medienvertreter oder Schulklassen) liegt eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor.

Tipp: Die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung stellt regelmäßig keinen Arbeitslohn dar.

Eine Bewirtung aus allgemeinen betrieblichen Gründen ist anzunehmen, wenn inner- oder außerbetrieblich ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet werden. Typische Beispiele sind Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge sowie andere Betriebsveranstaltungen. Die Abzugsbeschränkung greift zudem nicht, wenn Bewirtungen nicht dem Ziel dienen, mehr Geschäfte zu machen. Also beispielsweise bei der Bewirtung von Steuerberatern, Betriebsprüfern oder Behördenvertretern.

Besondere Aufzeichnungspflichten als materielle Voraussetzung

Sehr wichtig für Freiberufler und Gewerbetreibende ist, dass Bewirtungskosten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben in einem besonderen Konto (bei Bilanzierung) oder in einer besonderen Kategorie (bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aufgezeichnet werden müssen.

Die Beachtung der besonderen Aufzeichnungsvorschriften ist eine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Anerkennung als Betriebsausgaben. Bei einem Verstoß sind daher die Bewirtungskosten generell nicht abzugsfähig.

Tipp: Die Aufzeichnungen sind zeitnah, das heißt innerhalb von circa 10 Tagen nach der Bewirtung, vorzunehmen.

Aufmerksamkeiten, Arbeitsessen und Verkostungen sind in voller Höhe abzugsfähig

Keine Bewirtung liegt vor bei der Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie zum Beispiel Kaffee, Tee, kalte Getränke, Gebäck, Süßigkeiten und Zigaretten), die in den Büroräumen beispielsweise anlässlich betrieblicher Besprechungen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten angeboten werden, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Aufmerksamkeiten können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Höhe der Aufwendungen ist dabei nicht ausschlaggebend.

Keine Bewirtungen sind steuerlich auch Arbeitsessen, zum Beispiel bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen.

Besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Produkten (zum Beispiel bei Verkostungen im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Händler oder bei Messeveranstaltungen), handelt es sich bei den Bewirtungskosten um Werbeaufwand, der unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden kann. Das gilt auch dann, wenn ein Dritter mit der Durchführung der Verkostung beauftragt wird.

Voller Vorsteuerabzug für Bewirtungskosten bei der Umsatzsteuer möglich

Das Finanzamt erkennt zwar bei der Gewinnermittlung nur 70 Prozent der geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben an. Bei der Umsatzsteuer können Unternehmer dennoch bei Vorliegen einer korrekten Rechnung die volle Vorsteuer für angemessene Aufwendungen geltend machen.

Tipp: Erkennt das Finanzamt angemessene Bewirtungsaufwendungen allein wegen nicht eingehaltener Formvorschriften oder der Nichtbeachtung der Aufzeichnungspflichten einkommensteuerlich nicht als Betriebsausgaben an, können Unternehmer dennoch bei der Umsatzsteuer den Vorsteuerabzug beanspruchen.

Abzug von Bewirtungskosten durch Arbeitnehmer als Werbungskosten

Auch bei Arbeitnehmern können Bewirtungskosten als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig sein. Voraussetzung ist, dass die Bewirtung so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst ist. Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten, sofern sie zu den nicht abziehbaren Kosten der Lebensführung gehören.

Tipp: Bei einer Bewirtung durch Arbeitnehmer sind die angemessenen Bewirtungskosten nicht nur in Höhe von 70 Prozent, sondern in voller Höhe abzugsfähig. Die Abzugsbeschränkung bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass (30 Prozent der Bewirtungskosten sind hier nicht als Betriebsausgaben abziehbar) greift nicht.

Eine vom Erfolg abhängige variable Entlohnung des Arbeitnehmers ist ein wichtiges Indiz für die berufliche Veranlassung. Aber selbst ohne eine Erfolgsbeteiligung kann nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ein Werbungskostenabzug möglich sein.

In Ausnahmefällen muss sich das Finanzamt sogar an einer Feier beteiligen

Bei einer Feier anlässlich eines persönlichen Ereignisses (wie Geburtstag, Einstand, Beförderung, Jubiläum, Verabschiedung) handelt es sich zwar grundsätzlich um nicht abzugsfähige Kosten der privaten Lebensführung. Es ist allerdings nicht allein auf den Anlass einer Veranstaltung als maßgebliches Indiz abzustellen. Vielmehr sind im Rahmen einer Gesamtwürdigung daneben auch weitere Umstände heranzuziehen. Ein Werbungskostenabzug ist möglich, wenn sich aus den übrigen Umständen ergibt, dass die Kosten ausnahmsweise ganz oder teilweise beruflich veranlasst sind.

Ein wichtiges Indiz für eine berufliche Veranlassung ist es, wenn der Arbeitgeber bei der Feier eines Arbeitnehmers als Gastgeber auftritt oder zumindest in die Organisation eingebunden ist. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber Einfluss darauf nimmt, wer eingeladen wird.

Für eine berufliche Veranlassung spricht es auch, wenn an einer Feier in erster Linie folgende Personen teilnehmen: Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter, Mitglieder des Aufsichtsrats oder Beirats, Angehörige des öffentlichen Lebens, Pressevertreter und Verbandsfunktionäre. Keine guten Karten haben Arbeitnehmer hingegen, wenn es sich bei den Gästen in erster Linie um private Bekannte und Angehörige handelt.

Weitere Anzeichen für eine berufliche Veranlassung sind bei der Feier eines Arbeitnehmers zudem:

  • Die Feier findet in den Räumen des Arbeitgebers statt.
  • Der Arbeitgeber beteiligt sich an den Kosten oder stellt zumindest die Räume kostenfrei zur Verfügung.
  • Die Feier findet während der Arbeitszeit statt.
  • Der Arbeitnehmer als Gastgeber trägt gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung.
  • Mit Freunden und Bekannten wird zusätzlich gesondert gefeiert.

Tipp: Bei gemischt veranlassten Feiern ist eine Aufteilung möglich.

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