Verhandlungsprotokoll

Zur Vollmacht eines Verhandlungsführers im Termin zur Erstellung eines Verhandlungsprotokolls nach Abschluss eines Bauvertrages.

Ein Auftragnehmer kann nach Abschluss eines Bauvertrages einen mit der Sache befassten, sachkundigen Mitarbeiter zu einem Termin über die Erstellung eines Verhandlungsprotokolls entsenden. Wer dies tut, muss sich allerdings die rechtsgeschäftlichen Erklärungen dieses Mitarbeiters beim Termin zum Verhandlungsprotokoll zurechnen lassen. Dies geschieht nach den Grundsätzen der so genannten Anscheinsvollmacht und wurde so vom Bundesgerichtshof (BGH) am 27. Januar 2011 entschieden.

Einem Verhandlungsprotokoll gehe regelmäßig eine Vertragsverhandlung voraus, sodass es erfahrungsgemäß zur Modifizierung des bereits zustande gekommenen Vertrages kommen könne. Wenn der Auftragnehmer nun zu diesem Termin nicht selbst erscheint, sondern einen Mitarbeiter entsendet, erzeuge er den Anschein, dass dieser Mitarbeiter auch bevollmächtigt sei, Modifikationen des Vertrages vorzunehmen.

Es gilt dann zugunsten des Vertragspartners ein entsprechender Rechtsschein, dass der entsandte Mitarbeiter auch mit Vollmacht des Auftragnehmers / Auftraggebers handelt. Nur wenn besondere Umstände vorliegen oder der Auftragnehmer / Auftraggeber darauf hingewiesen hat, dass der entsandte Mitarbeiter keine Vollmacht zur Vornahme der Vertragsänderung hat, muss er sich dessen Erklärung nicht zurechnen lassen.

In der gleichen Entscheidung hat der Bundesgerichtshof auch darauf hingewiesen, dass bei Bauverträgen die im Handelsrecht entwickelten Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gelten.

Danach muss im Handelsverkehr der Empfänger eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens diesem unverzüglich widersprechen, wenn er den Inhalt nicht gegen sich gelten lassen will. Ein Bestätigungsschreiben muss sich dabei auf eine bereits getroffene Absprache beziehen, also das Ergebnis der vorhergehenden Verhandlungen verbindlich festlegen und in unmittelbar zeitlichem Zusammenhang mit den Vertragsverhandlungen dem Vertragspartner zugegangen sein.

Die Anwendung der Grundsätze über das kaufmännische Bestätigungsschreiben dürfte insbesondere im Bauvertragsrecht von erheblicher Bedeutung sein, da viele Verhandlungen im Rahmen von Baubesprechungen geführt werden. Wird dementsprechend ein Verhandlungsprotokoll über eine Baubesprechung gefertigt und dieses dem anderen Vertragspartner unterzeichnet übersandt, muss dieser dem Inhalt unverzüglich widersprechen, wenn er nicht Gefahr laufen will, sich diesen Inhalt entgegenhalten zu lassen.

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RAin Cornelia Buchwald

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In der gleichen Entscheidung hat der Bundesgerichtshof auch darauf hingewiesen, dass bei Bauverträgen die im Handelsrecht entwickelten Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gelten.

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