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Nicht jede elektronische Unterschrift erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Worauf Sie achten müssen und wann die Schriftform erforderlich nötig ist!
Seit einigen Jahren nimmt die Unterzeichnung von Dokumenten u.ä. mittels Tablets oder spezieller Unterschriftenpads zu. In diesem Kontext stellt sich die Frage, ob (und wann) eine elektronische Unterschrift die handschriftliche vollumfänglich ersetzen kann.
Wenn durch ein Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift für eine Willenserklärung, ein Rechtsgeschäft oder einen Vertrag die Schriftform gefordert wird, so verlangt der allein maßgebliche § 126 (1) BGB, dass die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden muss. Eine schriftliche Urkunde i.S.d. § 126 BGB erfordert dauerhaft verkörperte Schriftzeichen auf einem Schreibmaterial, gleich welcher Art. Bei einer Vertragsurkunde bedeutet das, dass beide Vertragsseiten die Urkunde eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnen müssen.
Nach weiterhin geltender Rechtsprechung wahrt weder ein elektronisches Dokument noch die Unterschrift auf einem elektronischen Schreibtablet bzw. die handgeschriebene elektronische Unterschrift auf einem Unterschriftenpad die Schriftform i.S.d. § 126 (1) BGB. Der Grund dafür: Selbst wenn das Dokument und die handgeschriebene elektronische Unterschrift elektronisch gespeichert werden, war/ist das Dokument (Urkunde) zu keinem Zeitpunkt körperlich vorhanden. Auch der Ausdruck des elektronisch gespeicherten Dokuments inklusive der über das Unterschriftenpad geleisteten Unterschrift führt nicht zur Erfüllung der Schriftform nach § 126 BGB, weil die gesetzliche Schriftform eine eigenhändige Namensunterschrift auf der (Original-) Urkunde erfordert. Die elektronisch geleistete Unterschrift erfolgte nicht eigenhändig auf der Urkunde (Ausdruck), sondern wurde durch den Ausdruck nur als elektronische Kopie wiedergegeben. Das reicht für die Erfüllung der Schriftform aber nicht aus.
Eine Ausnahme von der Schriftform gewährt § 126 (3) BGB, wenn es gesetzlich nicht untersagt ist, dass die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden kann. Anders gesagt: Grundsätzlich kann die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn nicht eine gesetzliche Vorschrift diese Ersetzung untersagt. So gibt es etwa eine Reihe von Fällen, die eine schriftliche Form zwingend verlangen.
Liegt keine zwingende Schriftformerfordernis vor, kann die schriftliche durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall fordert § 126 a (1) BGB u.a., dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss. Erforderlich für eine qualifizierte elektronische Signatur ist die Ausstattung des Geräts mit einem entsprechenden Programm o.ä. Nur wenn sichergestellt werden kann, dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden kann, kann die Schriftform nach § 126 (1) BGB formell wirksam durch die elektronische Form gemäß § 126 (3) BGB ersetzt werden.
Unter zwei Voraussetzungen ist die Unterzeichnung mittels elektronischer Unterschrift anstelle der Schriftform folglich nicht zulässig:
Durch die eindeutige gesetzliche Vorgabe, dass die elektronische Form ausgeschlossen ist, muss die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen den Anforderungen des § 126 BGB genügen. Das führt dazu, dass der Arbeitsvertrag als körperliche Urkunde vorliegen muss, die am Ende von beiden Vertragsparteien eigenhändig unterschrieben worden ist.
Ein Verstoß gegen § 2 des Nachweisgesetzes führt zwar nicht zur formellen Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer kann aber beispielsweise bei Vorwürfen des Arbeitgebers gegen ihn, dass er gegen Regelungen aus dem Arbeitsvertrag verstoßen habe, einwenden, dass ihm diese arbeitsvertragliche Regelungen unbekannt seien, weil er über keinen schriftlichen Arbeitsvertrag verfüge. Damit könne er auch nicht gegen Regelungen verstoßen haben, wenn diese ihm nicht bekannt sind.
Die Arbeitsgerichte werten solche Konstellationen, insbesondere den Verstoß gegen § 2 des Nachweisgesetzes, regelmäßig zu Lasten der Arbeitgeber. Das erfasst vor allem die Beweisführung durch den Arbeitgeber, denn ohne Vorhandensein einer schriftlichen Vertragsurkunde ist das im Zivilprozessrecht stärkste Beweismittel - der Urkundenbeweis -, ausgeschlossen. Wenn es dem Arbeitgeber dann auch nicht gelingt, den Beweis zu führen, dass der Arbeitnehmer von ihm einen schriftlichen Arbeitsvertrag erhalten hat, sieht es für den Arbeitgeber in Bezug auf den Beweis einer Pflichtverletzung eher ungünstig aus.
Zur Wirksamkeit einer Erklärung in Textform ist nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs eine Unterschrift nicht erforderlich. Allgemein wird aber auch bei Textform eine Unterschrift für zweckmäßig gehalten. Eine eigenhändige Unterschrift wird aber nicht gefordert, sodass in diesem Fall die handgeschriebene elektronische Unterschrift auf einem Unterschriftenpad, ohne qualifizierte elektronische Signatur, ausreicht.
Schreibt eine gesetzliche Norm die Textform vor, erfüllt ein elektronisches Dokument, was auf einem Unterschriftenpad unterschrieben worden ist, das Erfordernis der Textform.
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