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Drittes Bürokratieentlastungsgesetz: Deutliche Vergünstigungen für Unternehmer

Wichtige Neuerungen für Unternehmer ab 2020 bringt das „Dritte Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie“, das am 1. Januar 2020 in Kraft tritt. Praxisrelevant sind neben zwei umsatzsteuerlichen Änderungen vor allem die Erleichterungen bei der Vorhaltung von EDV-Systemen für steuerliche Zwecke.

Kleine Praxen und Betriebe sowie Existenzgründer profitieren bei der Umsatzsteuer von der Anhebung der Kleinunternehmergrenze und einer Erleichterung bei Voranmeldungen. Die Änderung der Abgabenordnung durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz, was die Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen angeht, ist hingegen für alle Freiberufler und Gewerbetreibende von Vorteil. 

Anpassungen in der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung

Die Umsatzsteuer, die ein Kleinunternehmer schuldet, wurde bislang nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der hierauf entfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Tipp: Die seit 2003 geltende Kleinunternehmergrenze für den Vorjahresumsatz von 17.500 Euro jährlich ist auf 22.000 Euro angehoben worden. Dies soll der allgemeinen Preisentwicklung Rechnung tragen. Im Vergleich zu anderen EU-Ländern ist die deutsche Grenze aber nach wie vor sehr niedrig. In vielen anderen Staaten ist der Betrag spürbar höher, teilweise fast doppelt so hoch. 

Keine Erhöhung für das laufende Geschäftsjahr für Kleinunternehmer

Die Grenze von 50.000 Euro für den Umsatz des laufenden Kalenderjahres ist nicht angehoben worden. Es handelt sich hierbei aber ohnehin nur um eine Prognose des Unternehmers, die das Finanzamt später nur schwer widerlegen kann. Ist ein voraussichtlicher Umsatz zuzüglich der Steuer von nicht mehr als 50.000 Euro zu erwarten, ist dieser Betrag auch dann maßgebend, wenn der tatsächliche Umsatz zuzüglich der Steuer im Laufe des Kalenderjahres die Grenze von 50.000 Euro überschreitet.

Schätzung des laufenden Kalenderjahres immer bloß Prognose

Tipp: Maßgebend ist die zu Beginn eines Jahres vorzunehmende Beurteilung der Verhältnisse für das laufende Kalenderjahr. Dies gilt auch dann, wenn ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer in diesem Jahr sein Unternehmen erweitert. Außen vor bleiben die Umsätze aus der Veräußerung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens.

Die Kleinunternehmerregelung kommt bereits für 2020 zur Anwendung, wenn der Umsatz in 2019 die neue Grenze von 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im Jahr 2020 voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. 

Nachteile und Tücken der Kleinunternehmerregelung

Tipp: Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung ist nicht immer vorteilhaft. Im Gegenzug ist dann nämlich kein Vorsteuerabzug möglich. Der Kleinunternehmer kann sich also die von ihm gezahlte Umsatzsteuer für Leistungen an sein Unternehmen nicht vom Finanzamt erstatten lassen.

Die Finanzämter müssen es nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht akzeptieren, wenn Umsätze planmäßig aufgespalten und künstlich zwischen mehreren Unternehmen mit dem Ziel verlagert werden, die Kleinunternehmergrenze jeweils nicht zu überschreiten. 

Vierteljährliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für Existenzgründer

Die zweite Änderung bei der Umsatzsteuer durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz ist für neu gegründete Praxen und Betriebe wichtig. Diese werden ab sofort bei den Voranmeldungen wie jeder andere Unternehmer behandelt.

Hintergrund: Anders als bei der Einkommensteuer muss bei der Umsatzsteuer bereits im Laufe des Jahres eine so genannte Voranmeldung abgegeben werden. Ob diese monatlich oder vierteljährlich fällig wird, hängt von der Höhe der Umsätze ab.

Unternehmer, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit neu aufnehmen, mussten bislang allerdings unabhängig vom Umfang ihrer Tätigkeit im Jahr der Gründung des Unternehmens und im darauffolgenden Kalenderjahr ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen stets monatlich abgeben. Diese Sonderregelung war vor Jahren zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs eingeführt worden. 

Gleiche Regeln für Gründer und Unternehmen ab 2021

Ab 2021 gelten für Gründer dieselben Regeln wie bei allen anderen Unternehmern auch. Voranmeldungen sind demnach nur dann monatlich abzugeben, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro betragen hat. Ansonsten reicht eine vierteljährliche Voranmeldung. Die Erleichterung ist zunächst einmal auf sechs Jahre zeitlich befristet, also bis einschließlich des Jahres 2026. Nach vier Jahren soll eine Evaluierung erfolgen.

Ist die unternehmerische Tätigkeit nur während eines Teils des vorangegangenen Kalenderjahres ausgeübt worden, ist die tatsächliche Steuer in eine Jahressteuer umzurechnen. Wird die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit erst im laufenden Kalenderjahr aufgenommen, ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend.

Komplette Befreiung bleibt bei weniger als 1.000 Euro Steuer Option

Das Finanzamt kann in Fällen, in denen die jährliche Steuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug, Unternehmer sogar ganz von der Verpflichtung zur Abgabe von unterjährigen Voranmeldungen befreien. Insoweit hat sich nichts geändert.

Tipp: Von der Erleichterung durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz profitieren auch Hauseigentümer, die erstmals eine Photovoltaikanlage betreiben. Sie waren bisher verpflichtet, Kleinstbeträge monatlich an die Finanzverwaltung zu melden. Mit der vierteljährlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen werden auch sie entlastet.

Erleichterung bei der Vorhaltung von EDV Systemen für Steuerzwecke

Betriebsprüfer haben das Recht, die mithilfe eines EDV Systems erstellten Steuerdaten einzusehen und hierfür die im Betrieb eingesetzte Software zu nutzen. Sie können zudem die maschinelle Auswertung der Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. 

Aufbewahrungsfristen gelten trotz technischer Entwicklungen

Für Jahresabschlüsse sowie Buchführungsunterlagen gilt nach den geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Unternehmen mussten daher bislang dafür sorgen, dass die Daten während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nutzbar sind. Das galt sogar bei einem Wechsel des EDV Systems oder bei einer Auslagerung der Daten. Allein für steuerliche Zwecke musste auch Hardware, die im Unternehmen längst nicht mehr eingesetzt wird, vorgehalten werden. Updates für Programme mussten nur für das Finanzamt eingepflegt werden. Das verursachte einen hohen Aufwand und unnötige Kosten.

Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahre auf 5 Jahre

Tipp: Jetzt hat es mit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz eine wesentliche Erleichterung gegeben. Nach der Neuregelung reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von Daten einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen nur für fünf Jahre vorhält. Wenn innerhalb der Frist von fünf Jahren mit einer Außenprüfung begonnen wird, müssen allerdings die alten EDV-Systeme weiter verfügbar sein.

Die erfreuliche Neuerung soll auch Anreize für die Finanzverwaltung setzen, Betriebsprüfungen zeitnah anzugehen.

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