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Mit der Umsatzsteuer, die früher Mehrwertsteuer hieß, werden Umsätze von einem Unternehmer besteuert. Dabei können Unternehmer sowohl natürliche Personen also auch Personengesellschaften (z.B. GbR, OHG, KG) oder juristische Personen (z.B. GmbH, AG) sein. Mit der Umsatzsteuer soll der letzte private Endverbraucher des Umsatzes oder der Leistung belastet werden. Deshalb sieht das Umsatzsteuergesetz (UStG) den sog. Vorsteuerabzug für Unternehmer vor.
Dies bedeutet, dass bei Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer für die Leistung zwar Umsatzsteuer anfällt, die der leistende Unternehmer an das Finanzamt abzuführen hat. Der empfangende Unternehmer, der durch das gezahlte Entgelt mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet ist, kann die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer bei seinem Finanzamt jedoch geltend machen und erhält sie dann zurück. Da eine Privatperson mangels Unternehmereigenschaft keine Vorsteuer geltend machen kann, trägt wirtschaftlich letztlich sie die Umsatzsteuer.
Für einen Vorsteuerabzug ist neben einer umsatzsteuerpflichtigen Leistung eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer auch das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung Voraussetzung. In dieser muss die Umsatzsteuer offen ausgewiesen werden.
Eine Ausnahme in diesem System bilden die sog. Kleinunternehmer. Sofern im vorangegangenen Jahr die Umsätze insgesamt 17.500 € nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen werden, wird von dem Unternehmer keine Umsatzsteuer erhoben. Dies bedeutet, dass er keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss.
Gleichzeitig geht damit aber einher, dass der Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen kann. Auch darf er keinesfalls in Rechnungen die Umsatzsteuer offen ausweisen. Tut er es doch, muss er diese Umsatzsteuer wegen des unberechtigten Steuerausweises (§ 14c UStG) an das Finanzamt abführen. Außerdem kann der empfangende Unternehmer mit einer solchen Rechnung keine Umsatzsteuer geltend machen.
Ein Kleinunternehmer kann jederzeit auch auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dies tut er beispielsweise durch die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung. Dieser Verzicht bindet ihn dann für fünf Jahre.
Neben der jährlichen Umsatzsteuererklärung hat ein Unternehmer (nicht Kleinunternehmer!) sog. Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Sofern die Umsatzsteuer des Vorjahres 7.500 € übersteigt, ist grundsätzlich ein Kalendermonat ein Voranmeldungszeitraum. Ansonsten ist ein Kalendervierteljahr ein Voranmeldungszeitraum.
Der Unternehmer muss bis zum Ablauf des 10. Tages nach dem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Die Voranmeldungen sind grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch zu übermitteln. Nur in Ausnahmefällen ist die Abgabe in Papierform möglich. In der jeweiligen Voranmeldung gibt der Unternehmer die umsatzsteuerpflichten Leistungen an, für die er Umsatzsteuer abzuführen hat, und die Vorsteuer, die er geltend machen kann.
Errechnet sich ein zu zahlender Betrag, ist dieser als Vorauszahlung auf die jährliche Umsatzsteuer an das Finanzamt bis zum Ablauf des 10. Tages nach dem Voranmeldungszeitraum zu zahlen.
Für die Umsatzsteuerjahreserklärung gelten die gleichen Abgabefristen wie bei der Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuererklärung. In ihr hat der Unternehmer alle umsatzsteuerpflichtigen Umsätze sowie die Vorsteuer des gesamten Jahres anzugeben. In der Regel deckt sich die zu zahlende oder zu erstattende Umsatzsteuer der Jahreserklärung mit der Summe der Voranmeldungen.
Sollte dies jedoch nicht so sein, sodass nach Berücksichtigung der Voranmeldungen und deren Vorauszahlungen ein zu zahlender Betrag an das Finanzamt verbleibt, ist dieser Mehrbetrag bis zum Ablauf eines Monats nach Eingang der Jahreserklärung zu zahlen.
Bitte beachten Sie, dass die zu zahlende Umsatzsteuer laut Jahreserklärung oder Voranmeldung ohne eine weitere Mitteilung des Finanzamts fällig wird. Wenn Sie daher zu spät zahlen, entstehen Säumniszuschläge. Wenn das Finanzamt abweichend festsetzen möchte, erhalten Sie hierrüber einen gesonderten Bescheid, in welchem in der Regel eine neue Fälligkeit gesetzt ist.
Das Umsatzsteuerrecht hält natürlich noch einige Besonderheiten, beispielsweise im Rahmen von Leistungen innerhalb der EU, parat. Es ist daher empfehlenswert sich vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit, bei Umstrukturierungen des Unternehmens oder auch bei besonderen Situationen fachkundigen Rat von z.B. einem Steuerberater einzuholen.
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