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Der Vermieter, der von seinem Mieter Betriebskostenvorauszahlungen erhalten hat, ist zur jährlichen Abrechnung verpflichtet.
Die Abrechnung hat er dem Mieter spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes mitzuteilen. Ansonsten riskiert der Vermieter den Ausschluß eines eventuellen Nachforderungsanspruches. Außerdem kann der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die ausgebliebene Abrechnung erfolgt ist.
Dies gilt jedoch nur für das noch bestehende Mietverhältnis. Ist das bereits beendet, kann der Mieter bei ausbleibender Abrechnung sogar die sofortige Rückzahlung der nicht abgerechneten Vorauszahlungen verlangen.
Eine Korrektur inhaltlicher Fehler zu Lasten des Mieters ist nur innerhalb der Abrechnungsfrist möglich. Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist ist eine solche Korrektur ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat den Fehler nicht zu vertreten. Zahlt der Mieter dennoch auf eine nach Ablauf der Ausschlußfrist erteilte Abrechnung den Nachforderungsbetrag, darf er ihn sogar vom Vermieter zurückfordern.
Kann der Vermieter die gesetzliche Abrechnungsfrist unverschuldet nicht einhalten, darf er ausnahmsweise noch Nachforderungen erheben. Das ist allerdings nur möglich, wenn er die Abrechnung innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hinderungsgrundes nachgeholt hat.
Formell korrekt ist die Abrechung, wenn sie
enthält. Die Frist zur Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten wird mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt, auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es zunächst nicht an.
Inhaltlich korrekt ist die Abrechung, wenn die vereinbarten Kostenarten und die vereinbarten oder gesetzlichen Kostenschlüssel aufgeführt sind und die Abrechnung aus sich heraus auch für einen Laien schlüssig und nachvollziehbar ist.
Auch wenn der einzelne Mieter von bestimmten, angefallenen Betriebskostenarten keinen Nutzen hat, weil er beispielsweise den Garten nicht mitbenutzen darf oder weil er den Aufzug nicht nutzt, ist die vereinbarte Umlage dieser Kosten auf den Mieter trotzdem zulässig. Im Falle des Leerstandes hat der Vermieter die auf die leer stehenden Wohnungen entfallenden, verbrauchsunabhängigen Betriebskosten zu tragen. Das Gleiche gilt auch für die verbrauchsabhängigen Kosten (zum Beispiel Müll, Wasser / Abwasser, Allgemeinstrom), deren jeweiliger Verbrauch nicht gesondert erfaßt wird.
Der Mieter hat im Übrigen grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung. Vielmehr hat er nur ein Einsichtsrecht in die Originalbelege, an dem Ort, an dem sich die Belege befinden. Ist das Mietverhältnis beendet, sichert eine Mietkaution auch eventuelle, noch nicht fällige Ansprüche des Vermieters aus erst noch vorzunehmenden Betriebskostenabrechnungen, wenn aus früheren Abrechnungen eine Nachforderung resultierte. Der Vermieter ist dann berechtigt, einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechung oder dem Ablauf der Abrechungsfrist zurückzubehalten.
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