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Was tun, wenn es zu einem Honorarausfall kommt?
Kennen Sie die Situation, dass Sie eine Prophylaxebehandlung durchgeführt haben und der Patient auf Ihre freundliche Zahlungserinnerung einfach nicht zahlt? Wahrscheinlich fragen Sie sich, ob es sich lohnt, diesen Honorarausfall gerichtlich einzutreiben oder ob das Ganze rein wirtschaftlich betrachtet sinnlos ist. Vielleicht kennen Sie den folgenden inneren Dialog:
Die eine Stimme sagt Ihnen: „Das Honorar einzutreiben kostet mich Zeit, denn ich muss mit dem Anwalt telefonieren, ihm die Unterlagen zusammenstellen, bekomme Post vom Anwalt, die ich lesen muss, aber nicht will, ich muss mit den Honoraren in Vorlage gehen. Dennoch weiß ich nicht, ob ich den Honorarausfall so vermeide oder letztendlich auf den Kosten sitzen bleibe. Und das alles für nur 70 Euro. Komm, lass gut sein. Der kommt auf die schwarze Liste, den behandle ich nicht mehr.”
Die andere Stimme sagt Ihnen: „Dieser Halunke ... so kommt der nicht bei mir durch. Der meint wohl, mit mir kann er es machen. Da macht er aber die Rechnung ohne den Wirt. Dem werde ich zeigen, wer am längeren Hebel sitzt. Ich gebe den Honorarausfall zum Anwalt. Die Kosten trägt ja er und nicht ich. Also los.”
Denn jeden Monat erinnert Sie Ihr Computer daran, dass Ihr Patient bei Ihnen noch eine Rechnung zu begleichen hat. Jeden Monat kommt die Erinnerung, jeden Monat wird die Liste zum Honorarausfall länger und jeden Monat wird Ihr Hals dicker. Welcher Stimme Sie folgen, wird von der Höhe des offenen Betrages, des Patienten und Ihrer Gemütslage abhängen. Auf die lange Bank schieben sollten Sie Ihre Entscheidung nicht, denn Sie werden im kommenden Monat wieder daran erinnert.
In einigen Fällen bleibt es bei dem Honorarausfall. Aber wenn Sie gerichtlich gegen den Patienten vorgegangen sind, haben Sie einen Vollstreckungstitel in der Hand. Mit diesem Titel können Sie in den nächsten 30 Jahren immer mal wieder gegen den Patienten vorgehen. Lassen Sie es andererseits gut sein und wollen Sie nicht monatlich an den Patienten erinnert werden, müssen Sie die Forderung ausbuchen. Doch das kann gefährlich sein, wenn Ihre Dokumentation nicht ausreichend ist.
Seit 2002 ist jeder Steuerpflichtige verpflichtet dem Finanzamt seine Belege - insbesondere diejenigen, die ohnehin elektronisch vorliegen, wie eben die Rechnungen - auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe einer hervorragenden Prüfsoftware sucht der Prüfer gezielt nach Rechnungen, die lange nicht bezahlt sind und nach Rechnungen, die ausgebucht wurden. Die Vermutung des Prüfers geht dahin, dass Honorare bar vereinnahmt und nicht in der Gewinnermittlung erklärt wurden. Sind erst einmal solche Rechnungen entdeckt und Sie werden mit Ihnen nach einigen Jahren konfrontiert, dann befinden Sie sich bereits in der Defensive. Denn Sie müssen begründen, warum Sie den Honorarausfall nicht weiter verfolgt haben oder warum die Rechnungen ausgebucht wurden.
Haben Sie eine schlüssige Dokumentation in Ihrer Patientenakte vorgenommen, müssen Sie die Betriebsprüfung genauso wenig fürchten, wie eine Wirtschaftlichkeitsprüfung. Aber leider sieht die Realität oft anders aus. Im Tagesgeschäft unterbleibt die schlüssige Dokumentation über den Honorarausfall, weil vieles andere wichtiger ist.
Die Praxissoftware sieht beim Honorarausfall nicht viele Möglichkeiten zur Behandlung der ausgefallenen Forderungen vor. Das Patientenkontofenster sieht „bezahlt”, „erlassen”, „ausbuchen” oder „auf Restbetrag reduzieren” vor. Wieso, weshalb, warum ausgebucht oder erlassen wurde, dazu fehlt jede Information. Gleichzeitig geben diese Begriffe für einen Betriebsprüfer geradezu Anlass, sich in die Fälle zu vertiefen. Erlassen, ausbuchen, auf Restbetrag reduzieren - kein Wort von Honorarausfall, Pleite, eidesstattlicher Versicherung oder Mahnbescheid.
Da hilft nur eines: Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren! Halten Sie schriftlich fest wieso, weshalb, warum es zu dem Honorarausfall kam. Sammeln Sie Belege, Telefonnotizen, Kopien von Erinnerungen. Alles gehört in die Patientenakte. Dokumentieren Sie den Ausfall von Forderungen ähnlich akribisch, wie Ihre ärztlichen beziehungsweise zahnärztlichen Leistungen. Bei der Wirtschaftlichkeits- und Steuerprüfung werden Sie die Früchte dieses Aufwandes ernten.
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