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Was ist bei Form und Inhalt eines Zeugnisses zu beachten?
Das Arbeitszeugnis dient vor allem als Unterlage für eine Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz und stellt deshalb einen wichtigen Faktor im Arbeitsleben dar. Für den Arbeitnehmer ist das Zeugnis gleichsam die Visitenkarte für seine Bewerbungen. In der heutigen Zeit hat nur derjenige eine Chance auf einen neuen Arbeitsplatz, der eine ansprechend gestaltete Bewerbung mit einem oder mehreren guten Zeugnissen vorweisen kann. Denn bei der Vielzahl eingehender Bewerbungen werden bereits diejenigen zur Seite gelegt, bei denen schon das äußere Bild nicht den üblichen Anforderungen entspricht.
Nachfolgend soll dargestellt werden, welche äußere Form ein Zeugnis haben muss.
Zunächst ist das Zeugnis maschinenschriftlich zu erstellen. Die Papiergröße DIN A4 ist zu verwenden. Üblich ist ein Umfang von ein bis zu drei Seiten. Die Rückseite darf nicht beschrieben werden. Zu verwenden ist ein üblicher Firmenbogen, gegebenenfalls Direktionsbogen, wenn die Geschäftsleitung unterschreibt. Telefon und Durchwahl, Geschäfts- oder Aktenzeichen sind wegzulassen, da sie in einem Zeugnis keine Funktion haben und den Eindruck erwecken könnten, es habe zum Zeugnis bereits einen Schriftverkehr gegeben. Das Zeugnis ist kein Brief. Das Anschriftenfeld darf also nicht ausgefüllt sein.
Auch Ausrufungs- und Fragezeichen, Gänsefüßchen, Unterstreichungen und Hervorhebungen durch Fettdruck sind unzulässig. Denn das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale enthalten, die über die reine Formulierung hinausgehen. Unbedenklich ist, wenn das Zeugnis gefaltet in einem üblichen Briefumschlag versendet wird. Es ist selbstverständlich, dass das Zeugnis die Überschrift „Zeugnis“ beziehungsweise „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“ enthalten muss. Der Arbeitnehmer muss im Zeugnis persönlich identifizierbar sein. Deshalb muss das Zeugnis Vor- und Familiennamen, gegebenenfalls Geburtsnamen enthalten. Die Anschrift ist wegzulassen. Das Geburtsdatum kann, braucht aber nicht aufgeführt werden. Akademische Grade sind korrekt aufzuführen.
Das Ausstellungsdatum ist bei Zwischenzeugnissen der Tag der Ausstellung und bei Endzeugnissen der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wird ein Zeugnis wegen formaler oder inhaltlicher Mängel nicht akzeptiert, muss das neu ausgestellte Zeugnis das ursprüngliche Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch dann, wenn es aufgrund eines Vergleichs oder Urteils abgeändert wird. Denn sonst wäre schon am Ausstellungsdatum ersichtlich, dass es Streit mit dem früheren Arbeitgeber über den Inhalt des Zeugnisses gegeben hatte.
Den Abschluss bildet die Unterschrift des Arbeitgebers oder des für ihn handelnden Vertreters. Dies muss eine Person sein, die aus Sicht eines Dritten geeignet ist, die Verantwortung für die Beurteilung des Arbeitnehmers zu übernehmen. Dies gilt insbesondere für die fachliche Beurteilung.
Das Zeugnis muss zumindest von einem ranghöheren Vorgesetzten unterschrieben werden, wobei sich die Stellung aus dem Zeugnis ablesen lassen muss.
Bei leitenden Mitarbeitern unterzeichnet die Geschäfts- bzw. Behördenleitung, sonst die Personalabteilung allein oder zusammen mit dem Fachvorgesetzten. Das Vertretungsverhältnis (zum Bespiel ppa oder i.V.) und die Funktion sind kenntlich zu machen (zum Bespiel „i.V. Meier, Leiter Abteilung Sicherheitstechnik, ppa Müller, Personalleiter“). Die Unterschrift ist eigenhändig zu leisten, abzeichnen mit einer Paraphe reicht nicht aus. Unter die Unterschrift ist der Name maschinengeschrieben zu wiederholen, damit für jeden erkennbar ist, wer das Zeugnis ausgestellt hat.
Wenn alle diese Formalien beachtet werden und auch inhaltlich ein gutes oder gar sehr gutes Zeugnis ausgestellt wird, ist der erste und wichtigste Schritt in ein neues Anstellungsverhältnis getan. Werden hier Fehler gemacht oder übersehen, braucht sich der Bewerber nicht zu wundern, wenn seine Bewerbungen immer wieder abgewiesen werden.
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