Grundsätzlich gilt für Vereine nichts anderes als für reguläre Unternehmen. Übersteigt der Umfang der Datenverarbeitung ein gewisses Maß an Automatisierung oder Personalaufwand (siehe hierzu § 4f Absatz 1 BDSG), wird also auch für Vereine der Datenschutzbeauftragte verpflichtend.
Wie auch im Fall von Betrieben, steht es dem Vereinsvorstand frei, diesen Datenschutzbeauftragten intern aus den eigenen Reihen zu benennen oder einen externen Datenschutzbeauftragten zu berufen.
Viele kleine Vereine mussten sich in der Regel um Datenvermeidung und Datensparsamkeit bislang nicht aktiv bemühen. Nun stehen sie vor der Herausforderung, aus dem Stand heraus ein komplexes Themenfeld wie den Datenschutz zumindest grundsätzlich zu erfassen und sich den Vorgaben zu fügen.
Je nach Wirkungsbereich und Tätigkeit des Vereins ergeben sich zahlreiche Kontexte, in denen Daten verarbeitet werden. Diese müssen dem Bundesdatenschutzgesetz, bzw. der DSGVO entsprechen.
Die Unsicherheit von Vereinen angesichts drohender Strafen bei datenschutzrechtlichen Verstößen führt dazu, dass online mittlerweile zahllose Checklisten und Mustervorlagen zu finden sind, die Licht ins Dunkel zu bringen versuchen.
